Der Urlaub ist eine zeitlich begrenzte Freistellung des Arbeitnehmers von seiner Arbeitspflicht und dient Erholungszwecken. Während des Urlaubs besteht der Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts.
Der Zeitpunkt des Urlaubsantritts ist unter Berücksichtigung der betrieblichen Erfordernisse und der Erholungsmöglichkeit des Arbeitnehmers zu vereinbaren.
Arbeitgeber müssen auf eine Verjährung des Urlaubsanspruches hinweisen!
Nach einer aktuellen Rechtsprechung des EuGH resultiert aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer die Verpflichtung, den Arbeitnehmer zum Urlaubsverbrauch aufzufordern und ihn zusätzlich über einen drohenden Urlaubsverfall nachweislich zu informieren. Eine Verjährung des Urlaubsanspruchs entsteht zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Somit sind jeweils der Urlaub des laufenden Jahres und die Urlaube der beiden vorangegangenen Urlaubsjahre noch nicht verjährt. Zu beachten ist, dass bei jeder Urlaubskonsumation zunächst immer der ältere noch offene Urlaub verbraucht wird.
Empfehlung für schriftliche Information über Urlaub
Die Urlaubsvereinbarung ist an keine besonderen Formvorschriften gebunden und kann daher schriftlich, mündlich, aber auch schlüssig zustande kommen. Arbeitgeber haben in Streitfällen die Beweispflicht, dass der Urlaub tatsächlich konsumiert wurde. Aus Beweisgründen sollte jede Urlaubsvereinbarung unbedingt schriftlich abgeschlossen werden.
In einer jährlichen Information (Mitteilung an den Arbeitnehmer) soll über den neu entstehenden und offenen Urlaubsanspruch schriftlich informiert werden. Darin soll auch der Hinweis für einen offenen und zu verbrauchenden Urlaub enthalten sein. Für den offenen Urlaub soll dabei die Aufforderung zum Verbrauch bis zu einem bestimmten Termin erfolgen. Wird dieser innerhalb der angeführten Frist nicht verbraucht, dann verjährt der offene Urlaub. Erfolgt kein Hinweis zum Verbrauch des offenen Urlaubs, dann entsteht auch keine Verjährung und somit hat der Arbeitgeber im Zuge einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses über mehrere Jahre (mehr als drei Jahre) den nicht verbrauchten Urlaubsanspruch als Urlaubsersatzleistung im Zuge der Lohnabrechnung abzugelten. Daher empfehlen wir mit Urlaubsansprüchen konsequent umzugehen.
Beiliegend erhalten Sie eine Mustervorlage für den Hinweis zum Verbrauch von offenen Urlaubsansprüchen. In einem Informationsschreiben an den Mitarbeiter über neu entstehende und offene Urlaubsansprüche erfolgt der schriftliche Hinweis zum Urlaubsverbrauch.
Weiter ergeht eine Muster-Vorlage für die Urlaubsverwaltung mittels Urlaubskarte (kann für Angestellten-Verhältnisse verwendet werden). Bei Arbeiter-Beschäftigungsverhältnissen wird die Urlaubsaufzeichnung meist in der Arbeitszeitaufzeichnung mitgeführt.
